内容証明の具体的な書き方と記載事項：テンプレートと作成のポイント
内容証明郵便は、金銭トラブルや契約に関する問題解決において、その強力な証拠力と心理的プレッシャーから有効な手段として知られています。しかし、「自分で作成して送付するのは難しいのでは」と感じる方も少なくないかもしれません。
このウェブサイトでは、内容証明郵便の持つ法的効力や知っておくべき基本ルールを分かりやすく解説することを目的としています。この記事では、内容証明郵便を「ご自身で」作成し、送付するために必要な具体的な書き方や記載事項、さらにはテンプレート例について詳しくご説明いたします。
内容証明郵便の基本と法的効力
内容証明郵便は、いつ、どのような内容の文書を、誰から誰へ差し出したかを日本郵便が公的に証明する制度です。この証明によって、後々の紛争において「言った、言わない」の水掛け論を防ぎ、事実を明確にする証拠を残すことができます。
その主な法的効力は以下の通りです。
- 意思表示の確実な証拠化: 特定の意思表示（例：契約解除、債務の履行請求）が、いつ、相手に到達したかを証明できます。これは、時効の完成猶予（旧：時効中断）の効力発生や、契約解除の意思表示が相手に到達したことの証明など、法的な効力を持つ意思表示を行う上で非常に重要です。
- 心理的プレッシャー: 内容証明郵便が送られてきたという事実は、相手に「法的措置を取られるかもしれない」という心理的なプレッシャーを与え、問題解決に向けた行動を促す効果が期待できます。
- 訴訟などの準備: 将来的に訴訟に発展した場合、内容証明郵便は重要な証拠として提出することができます。
ただし、内容証明郵便そのものに、相手に何かを強制したり、財産を差し押さえたりするような「直接的な法的強制力」はありません。相手が内容に従わない場合は、別途、訴訟などの法的手段を検討する必要があります。
内容証明郵便の作成準備
内容証明郵便を自分で作成する際には、まず以下の準備をすることが大切です。
- 事実関係の整理: いつ、どこで、誰と、何が起こったのかを時系列に沿って正確に整理します。曖昧な点は避け、具体的な日付や金額などを明確にします。
- 証拠の確認: 契約書、領収書、メール、LINEのやり取りなど、事実を裏付ける証拠があるか確認します。これらの証拠は、内容証明郵便の説得力を高め、将来的な法的措置の際に役立ちます。
- 請求内容の明確化: 相手に何を求めたいのか（例：貸したお金の返済、損害賠償、契約の履行）を具体的に決めます。
内容証明郵便の具体的な書き方と記載事項
内容証明郵便には、いくつかの基本的なルールと記載すべき事項があります。これらを守ることで、正式な内容証明として受理され、その効力を最大限に発揮できます。
基本ルール
- 書式: 縦書き・横書きどちらでも可能です。一般的には横書きが主流です。
- 枚数制限: 1枚に記載できる文字数・行数には制限があります。
- 横書きの場合：1行20字以内、1枚26行以内
- 縦書きの場合：1行26字以内、1枚20行以内
- パソコンで作成する場合、この制限に合わせて調整が必要です。
- 文字: インクの消えにくい万年筆やボールペン、またはパソコンでの作成が一般的です。鉛筆書きは不可です。
記載すべき事項
内容証明郵便に記載すべき基本的な事項は以下の通りです。
- 表題: 「内容証明郵便」「通知書」「請求書」など、文書の内容がわかる表題を記載します。
- 差出人の住所・氏名: 内容証明郵便を送るご自身の正式な住所と氏名を記載します。
- 受取人の住所・氏名: 内容証明郵便を送る相手の正式な住所と氏名を記載します。正確な情報が必要です。
- 日付: 内容証明郵便を作成し、差出する日付を記載します。
- 本文: 最も重要な部分です。具体的な請求内容や、その根拠となる事実関係を簡潔かつ明確に記載します。
- 事実関係の記述: 何が起こったのか、いつ、どこで、誰が、何を、どのように行ったのかを具体的に記載します。感情的な表現は避け、客観的な事実のみを述べます。
- 請求内容の記述: 相手に何を求めるのか（例：金銭の支払い、特定の行為の停止）を明確に記載します。具体的な金額や期限を設けることが重要です。
- 法的根拠の示唆（任意）： 必要に応じて、請求の根拠となる法律の条文や契約内容に触れることもありますが、これは必須ではありません。専門知識がない場合は無理に記載する必要はありません。
- 今後の対応の示唆（任意）： 相手が要求に応じない場合に、どのような法的措置を検討しているかを簡潔に記載することで、相手への心理的圧力を高めることができます。（例：「やむを得ず法的措置を講じることも検討いたします」）
- 署名・押印: 差出人ご本人の署名と押印が必要です。
テンプレート例（貸金返還請求）
以下に、一般的な貸金返還請求の内容証明郵便のテンプレート例を示します。ご自身の状況に合わせて修正してご活用ください。
通知書
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇番地
〇〇 〇〇殿
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇番地
〇〇 〇〇
貴殿に対し、以下の通り通知いたします。
1. 当職は、令和〇年〇月〇日、貴殿に対し、金〇〇円を貸し付けました。
2. 上記貸付金は、令和〇年〇月〇日を返済期限としていましたが、本日現在、貴殿からの返済は行われておりません。
3. つきましては、本書面到達後〇日以内に、上記貸付金〇〇円を、当職指定の銀行口座（〇〇銀行〇〇支店 普通預金 口座番号〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇）へお振込みいただくよう、ご請求申し上げます。
4. 上記期限までにご入金が確認できない場合、誠に不本意ながら、当職は法的手段を講じることも検討せざるを得ません。その際には、別途発生する弁護士費用、訴訟費用、遅延損害金等も併せてご請求させていただくことになりますので、ご承知おきください。
5. 本件に関してご不明な点がある場合、または分割払い等のご相談をご希望の場合は、上記期限内に当職までご連絡ください。
令和〇年〇月〇日
（差出人の署名・押印）
テンプレートを使用する際の注意点：
- 正確な情報に修正: 記載されている日付、金額、氏名、住所、口座情報などは、必ずご自身の正確な情報に修正してください。
- 客観的な記述: 事実関係は感情を交えず、客観的に淡々と記述することが重要です。
- 返済期限の設定: 請求する金額や内容に応じて、相手が対応できる合理的な期限（通常は1週間から2週間程度）を設定しましょう。
- 法的措置の示唆: 法的措置を検討している旨を記載することで、相手にプレッシャーを与えることができますが、脅迫と受け取られるような過激な表現は絶対に避けてください。
内容証明郵便の送付方法
内容証明郵便は、郵便局の窓口で送付手続きを行います。
-
必要書類の準備:
- 内容証明郵便の原本: 相手に送付する文書です。
- 内容証明郵便の謄本（控え）2通:
- 1通は郵便局が保管するもの。
- もう1通は差出人（ご自身）が保管するもの。
- 計3通の文書がすべて同一の内容であることを確認してください。
- 差出人の本人確認書類: 運転免許証など。
- 印鑑: 念のため持参しましょう。
- 封筒: 相手の住所と氏名を記載したもの。
-
郵便局での手続き:
- 内容証明郵便を取り扱っている郵便局（集配郵便局や一部の特定郵便局）の窓口で「内容証明郵便として送りたい」旨を伝えます。
- 郵便局員が内容を確認し、問題がなければ受付されます。
- 配達証明を付加することを強くお勧めします。これにより、相手がいつ受け取ったかの証明書を後日受け取ることができます。
- 料金を支払い、控え（謄本と受領証）を受け取ります。
内容証明郵便の費用と注意点
費用
内容証明郵便の費用は、通常の郵便料金に加え、内容証明の加算料金、書留料金、速達料金（必要な場合）、配達証明料金などがかかります。具体的な費用は郵便物の重さやオプションによって異なりますが、概ね1,500円～2,000円程度と考えておくと良いでしょう。詳細は日本郵便のウェブサイトで確認するか、郵便局窓口で問い合わせてください。
作成・送付時の注意点
- 正確性と簡潔さ: 記載する事実は正確であること、そして内容は冗長にならず簡潔にまとめることが重要です。誤解を招く表現や、事実と異なる記載は避けてください。
- 感情的にならない: 文面はあくまで事務的に、冷静なトーンで記述してください。感情的な言葉や相手を攻撃するような表現は、かえって相手の反発を招き、問題解決を遠ざける可能性があります。
- 誤字脱字の確認: 特に氏名、住所、金額、日付などの重要な情報は、誤字脱字がないよう入念に確認してください。
- 内容証明の限界を理解する: 内容証明郵便は万能ではありません。相手が無視したり、返済能力がなかったりする場合には、法的紛争に発展する可能性も考慮しておく必要があります。
- 弁護士への相談も視野に: ご自身での作成が難しい場合や、事態が複雑な場合には、弁護士などの専門家に相談することも一つの選択肢です。費用はかかりますが、より確実かつ適切な対応を期待できます。
まとめ
内容証明郵便は、ご自身で作成・送付することで、費用を抑えつつ問題解決に向けた第一歩を踏み出せる有効な手段です。この記事でご紹介した具体的な書き方やテンプレートを参考に、まずは冷静に事実を整理し、的確な内容証明郵便の作成に挑戦してみてください。
内容証明郵便は、あくまで紛争解決のための「手段」の一つです。状況に応じて、専門家への相談も検討しながら、最も適切な方法を選択することが大切です。